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華環科技股份有限公司

在競爭激烈的 IT 行銷服務中,華環科技要扮演的是 IT 品牌業務的大型後勤支援單位,自 2012 年 11 月成立至今,短短的兩季己獲得 IBM、HP、微軟的服務合約,對於能快速獲得客戶認同,王建裕副總經理帶著堅定的微笑說,「因為我們專注產業,並且深度整合資源,」因為專注產業,華環自我維護一份 IT 產業名單資料庫,名單具有相當的準度,能協助廠商擴大活動邀約的接觸率;而深度的主因之一,是華環針對 IT 產業特性所設計的 CRM 系統,在單純的活動應用,華環能直接在會後的追蹤中創造 5-8% 的有效商機,更強的則在於將 Funnel System 應用於業務管理、經銷商管理與商機管理,透過預測掌握業務成效,並能提早發現問題採取補救措施,王副總經理自信的表示,這套 CRM 系統就是目前市場上最佳的選擇。

在管理自建名單資料庫與 CRM 系統上,看出華環在 IT 上的實力,這份實力來自於 2001 年成立的北京華夏緯訊母公司,只是來到台灣,要做得更好才行,「台灣 IT 環境很成熟,因此競爭非常激烈,一旦在台灣成功了,就是很有價值的經驗,」王副總經理表示,大陸的 IT 市場銷售也將邁入成熟期,擁有台灣經驗就像是替總公司的未來買好了保單,更容易說服客戶未來的合作。也因為華環了解該如何善用 IT,新公司自成立便非常重視彈性與效率,這樣的需求也恰好是 Office 365 能完全滿足的。

彈性經濟、附有 Office

華環是半個 IT 公司,了解 IT 人員的責任是維護 CRM、資料庫等關鍵系統,至於 mail server 等基礎建設應該聰明的交付代管,選擇 Office 365 的原因有二:一是彈性與穩定,Office 365 採使用者按月計費方式,可以按照公司的人力現況租用,且系統保證 99.9% 上線時間,給使用者很高的安心保障:二是授權中含有 Office 軟體,且保證是最新的 Office 版本,王副總說華環常接到客戶寄來的最新版 Office 檔案,如此一來就不用擔心打不開,況且透過租用就能取得 Office,也遠比買斷來得便宜太多了。

在內部溝通上,Office 365 中的 Lync Online 為公司建立了一套 IM 系統,不只使用起來如 MSN 般易用,更重要的是它會將未讀訊息轉成 email 自動發送通知,再也不必擔心遺漏客戶傳訊。

大信箱,大檔案共享中心

華環常需寄送附錄音檔的郵件,這些郵件多超過 10MB,每天寄送的量相當可觀,如果以坊間的 email 信箱容量來看(多在 1G 左右),可能沒幾天就需要整理,使在外負責溝通的專案經理常會面臨「在外面調不到錄音資料的情況」,還好 Office 365 的 Exchange Online 提供高達 25G 的信箱,幾乎所有的信件都能始終放在線上,隨時便於取閱。

服務客戶最大的挑戰之一,就是必須使內部員工跟上客戶專案的變化,隨時施予教育訓練,施行過的教育訓練資料則可以放在 Office 365 的 SharePoint Online 中,它是一個非常方便的檔案共享中心,從此以後再也不必把資料寄來寄去,同時也只需更新一份,再通知所有人去取閱即可,減少了管理的複雜性。

對華環科技來說,Office 365 為新公司準備了最周到的辦公環境,Exchange、Lync、SharePoint 和最新 Office 都是每天一起工作的好夥伴,隨著公司逐漸成長,相信 Office 365 將能貢獻更大效益。

「不用買硬體 (mail server),也不用買軟體,可隨人員增減做彈性的變化,很符合我們公司的需要。」
華環科技 副總經理 王建裕