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TSC

TSC是一家陸上和海洋鑽探行業的產品和服務供應商,在香港上市,從事研發、生產、製造、銷售及安裝與陸上及海洋鑽探行業有關的多種產品及相關服務。TSC在中國成立,總部設在北京,業務遍布全球,在中國、美國和英國設有研發中心,在世界主要油氣產區設有生產基地、分銷和服務設施和基地,相較於業務的迅速發展,TSC原有的IT系統卻顯得沒有與時並進。

TSC集團信息與通訊技術總監麥志輝坦言,TSC之前的信息化系統是比較簡化的,他的主要工作就是為了提高和更新TSC集團的設備、系統。TSC在全球一共有7個辦公室,之前用的都是不同的系統,現在需要做一個統一的平台,讓員工間的協作更容易。麥志輝認為,如果沒有一個統一平台的話,對所有員工就沒有一個標準化的環境。

Office 365雲服務的推出滿足了TSC對於統一平台的需求。2月28日,微軟正式面向中國市場發布企業版Office 365在線訂閱服務,包含全功能Office套件,以及最新在線Lync Online、Exchange Online和SharePoint Online服務,並通過雲端實時更新。企業版Office 365被微軟稱之為“完整的雲中Office”,是迄今為??止微軟最完整的雲端Office服務。

三步部署

目前,TSC已在全球7個辦公室部署Office 365,麥志輝介紹,整個平台的推廣和應用過程,主要經過了三個步驟,首先是指定政策,IT部門告訴所有員工,部署Office 365這樣改進的舉措,是為了更好的促進業務發展,幫助銷售部門和運營部門提高效率;其次是流程解釋,在有了這樣一個新平台之後,要先制定出一個使用政策,做一個流程,就是怎麼從原來的舊系統遷移到新的系統上去;最後就是具體執行過程。只要這個三步驟按順序做出來,員工就會根據其中的指示,很明確的就會轉化成行為習慣。

麥志輝回顧,其實TSC在Office 365部署執行之前,計劃這部分是花了最長時間,因為在實際執行過程中,除了產品和服務本身,還有很多其他的變量要考慮,比如各地的員工是不是在這個時間段可以做遷移。我們在做整個遷移計劃的時候,進行了很多的調整、調節,各方的時間和各自當時的業務需要。因此,執行整個遷移計劃是陸陸續續的過程,大概是幾個月,不是一夜之間全都換掉舊的升級到Office 365,通過幾個月的時間協調,緩沖一下各自的時間點,這樣執行起來員工就比較接受了。

麥志輝說, IT部門是一個花錢的部門,之前IT採購的硬件、軟件,在財務那邊會記做是長期投資,就算是固??定資產,但Office 365更像一種外包的模式,它是一種訂閱的服務,不算作固定資產,是一種運營的開銷。這樣的話,沒有了前期的資金投入,可以把這部分錢用在其他投資上。這也是我們怎麼說服CEO還有CFO,讓他們同意來採用這樣的服務。因此對於中小企業來說,在選擇外包服務的時候,還是租賃的模式更好一些,從財務上以及運營上,都是很划算的一筆生意。

Office 365 導入效益:

2013年,TSC在技術上最優先要處理的是COE(Common Operating Environment通用的操作環境)以及統一的全球郵件系統,Office 365可以幫助TSC實現其在IT上的需求:Exchange統一域名地址;SharePoint做文件版本的控制管理和共享;Lync做視頻會議;還有最常用的Office桌面客戶端。

麥志輝指出,過去即使在一個辦公室,TSC員工用的Office也是不同版本的,有的用的是Office 2010、有的是Office 2003或Office 2007,我的文件其它人可能都打不開,沒辦法編輯,有時客戶發來的文件,因為版本不同,也沒辦法打開。有了Office 365之後,因為是實時更新,所有人用的都是最新版本的Office客戶端,這樣就不存在版本不同導致文件打不開的問題。

在使用Office 365之前,TSC公司郵箱有三個域名,“.com”、“.com.cn”、“.com.br”(TSC在巴西的公司),用了Office 365集中化的Exchange郵件服務,域名統一成“.com”,所有郵件都可以共享發送,這給TSC帶來的好處是非常明顯的。麥志輝透露,過去我們想要一個全球員工名單都非常難,因為郵件服務器在不同地方,現在有了一個統一的郵件服務器,終於有了全球的員工名單。

此前TSC用的是一個陳舊的視頻會議軟件,效果不好,也不能共享文件,只有小量人可以同時在線。Office 365所包含的Lync即時通訊功能可以在不同設備和平台上使用,TSC在全球有很多業務,Lync能滿足全球員工及時溝通的需求,隨時隨地都可以用。Lync還可以與SharePoint、Exchange等其他功能完美融合在一起。”我們可以通過Exchange的E-mail來與其它員工約一個Lync會議,同時可以通過Outlook再發一個E-mail,確認Lync會議的內容。“麥志輝舉例說。

商業價值

談及Office 365帶給企業的商業價值,麥志輝表示,主要從兩部分來考慮,一部分是可以量化的,看得到的,另一部分是不可量化的,沒辦法具體描述出來的。Office 365平台帶給TSC一個實際的好處就是,在應用程序里共享的文件、數據可以在幾分鐘之內就達到,如果在過去的話,可能需要一天甚至幾天的時間。

TSC在英國有一個設計辦公室,做一些設備的設計草圖,之前是用的是FTP服務器來分享這些比較大的設計文件,現在用Office 365裡的SharePoint來共享草圖,英國那邊出來的方案,在TSC鄭州和青島的製造以及維修部門,馬上就可以看到這個草圖,員工可以在線的討論圖樣,節省了很多時間,進入市場的時間是非常重要的,時間就是金錢,這對TSC來說是非常重要的一個好處。

麥志輝認為,另一個相對抽像一點的好處就是,使用Office 365後,TSC給市場帶來了一種專業的形象,像之前比較分散的E-mail變得非常統一,這樣從外界看起來很專業;而TSC作為一家中國的公司,能夠如此好的應用並且執行Office 365這種雲計算的解決方案,對我們來說也很驕傲。

此外,Office 365對於TSC的區域擴張,麥志輝說,可以給TSC帶來兩大好處,一是它伸縮自由的服務方式,還有就是它實行起來非常有效率。比如要新建3個辦公室,增加15個員工,現在用Office 365,只需在網上再多買15個用戶的服務就可以了,員工馬上都可以使用。只要買服務,全球員工都能用到最新版本Office功能套件,這又是一個好處所在。

平台概念

麥志輝強調,微軟Office 365雲服務賣的是一種平台概念,在其內部整個平台的搭建並不是一種單獨的產品和服務。在TSC 2013年技術路線圖上,Office 365平台上TSC有許多應用的功能要實現,比如銷售追?、庫房管理、客戶關係維護以及發票系統,所有這些需要實現的應用功能,我們都在尋找一種雲的解決方案,如果微軟能夠滿足我們所有的需求,TSC會考慮使用微軟其它的產品和服務,假如這些應用微軟不能滿足,我們在接下來選擇其他應用程序的時候,也是以能否與Office 365對接作為一個很重要的評估指標,因為整個Office 365提供的平台是非常好的。

談及雲服務安全性考慮,麥志輝表示,TSC是一家上市公司,在合規性上有很高的要求,我們放在SharePoint上的文件不是那種財務上特別敏感的文件,更多是運營層面的文件。我們非常信任微軟的在線雲服務,其數據中心有非常好的設備及硬件比如防火牆,還有微軟本身的運營流程也是非常讓人放心的,雖然所有事情都不能說百分百那麼絕對,我們相信微軟已經在可能的情況下做到最大程度的保密。有了這些硬件以及流程方面的保證,TSC對微軟非常有信心的,所以可以放心把一些運營層面的東西放在SharePoint雲服務器上。

談到SharePoint,TSC在英國和美國的公司之前使用的是SharePoint 2010版本,SharePoint 的使用已經很熟了,部署Office 365後有了SharePoint Online,TSC正在把所有文件和應用都遷移到新版SharePoint在線服務上,節省了很多開發的成本。在SharePoint平台上,TSC為Lync用戶留出一部分空間,使用Lync同時可以傳輸文件,很方便的進行會議和文件的共享。在SharePoint上還可以隨時為客戶設立一些臨時賬戶,通過設置不同管理權限,與客戶共享信息溝通想法,比如一些設計草圖、項目計劃方案。TSC還將做更多基於SharePoint平台上業務應用的開發。

TSC集團信息與通訊技術總監麥志輝