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運達航運股份有限公司

在新興亞洲往來的生意人,一定對印上 Interasia 的貨櫃不陌生,而這正是日本航商 Interasia 四十六年來深耕亞洲區間航線的傲人成就,日本關東、關西、香港、中國華南、上海、台灣、新加坡、馬來西亞、印尼、越南、泰國及
印度等,都是他們的勢力範圍,也是新興亞洲的代表符號之一。2011 年在台灣成立了運達航運公司,並列為
Interasia 營運重鎮,新公司的成立不僅代表了企業版圖的延伸,更希望能藉此引入更多新的經營觀念,一系列的
創新還包括今(2013)年 5 月推出全新的企業標誌,打造優質與活力的品牌形象。

不過其中最重要的創新是 IT 服務能力的提升,總經理特助 Brendan Williams 說,航運公司營運的穩定其實就是
IT 系統,像 ERP 資料連結與管理、各地的系統維護都必需借重 IT,於是像郵件系統,自然也就成為這一波革新的
重點。原本的郵件系統是透過日本總公司租用,首先是系統穩定度欠佳,客服流程長時效差,影響工作效率,且只有
1GB 的信箱容量。在透過合作廠商(自由系統)認識了 Office 365,發現 Office 365 在 email 的容量、功能、與
99.9% 上線時間承諾皆滿足要求,同時更具有遠距會議的能力,原廠在地支援更是能讓 IT 績效提升,於是 Interasia
全面改用 Office 365。

25G 大信箱滿足行動工作需求,跨國會議成本大幅降低

Office 365 的 Exchange Online 25G 大信箱一登場,員工們立刻有感覺,以前經常要把信收下來才不會超過信箱
容量限制,現在根本不用擔心,對常出差的員工更有感,用手機、平板隨時就能來瀏覽郵件,收信速度也很快,由於公司之前就在用 Outlook,換成 Office 365 之後,員工免學習就可使用,減省學習時間。而在新舊轉換的過程中,也多虧了自由系統公司專業的服務,協助資料轉移與使用設定,這就是有在地支援的好處。

更大的驚喜來自於 Office 365 的 Lync Online,每周總部都用 Lync 與全球海外代表召開視訊會議,省下可觀的國際電話和交通費用,只要花點小錢購買品質好一點的 WebCam 和麥克風,就能享有清晰的畫質和音質。而且使用方法就像 Skype 一樣簡單,不管是台北-馬來西亞、或是高雄-香港,通話費都是 0 元,還可以設定群組,例如「台灣台北」「日本大阪」… 隨時都能線上召開小組會議,「Lync 幫助我們內部溝通更順利,」Brendan 說。

Share screen 邊看邊講,助 IT 即時解決使用者問題

運達台北 IT 人員還發現了一個 Lync Online 中 Share screen 的妙用,除了正式的開會時分享資料用途外,更能幫
IT 人員解決內部電腦問題,「以前我們不知道 user 做了什麼事,Screenshot 也只能交代結果,不能說明過程,但自從有了 Lync,user 只要按一下 Share screen,就能分享電腦桌面畫面,讓我們直接看到他的動作,再配上語音
通話,邊看邊講就能直接討論!」這對僅有兩三個人就要支援各地分公司的 IT 部門來說,絕對是大幅提升了內部
服務品質,也節省了許多時間。

「Office 365 對於海外聯絡的幫助很大,連一些公司外的代理行也跟著用,我們也有多買幾個帳號,可以臨時分派給客戶,很方便的就跨海進行洽談或服務,省下不少交通費用,」Brendan 說。Interasia 因為有了 Office 365,溝通更即時,四海一家之後伴隨的效率提升,更是企業營運的終極目標。

「裝了 Lync Online,等於有了一個公司內部的IM 平台,員工不用都不行,而且連絡人已經自動設好,不必自己動手一筆一筆新增。有時候只是講一兩句話,用 IM 比 email 方便多了,對方也會立即回覆,Lync 幫助我們更順利完成工作。」
運達航運總經理特助 Brendan Williams