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跨區域下的團隊協作與信息共享:Office 365助力中小企業信息化

2013.05.17

導言:科技的發展正在對現代辦公的方式產生深遠影響,企業需要更多元的無紙化辦公環境,以保證員工能夠迅速獲取所需信息並及時與同事進行共享。根據中國互聯網信息中心在今年1月發布的《第31次中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示,截至去年底,受訪中小企業中使用計算機辦公的比例為91.3%,但使用互聯網辦公的比例卻只有78.5%,而發達國家相同規模的中小企業互聯網辦公普及率卻接近100%。

隨著多行業內中小企業業務的進一步擴張,如何在業務區域擴大、員工基數增加的同時,尋找到一個有效增強團隊協作性的平台成為重要課題。而全新Office 365作為一項現代化的Office辦公解決方案,正在悄然改變區域擴張中的小微企業團隊協作方式。

多項特性助力:跨區域背景下的中小企業內部協同

面對中小企業在業務發展情況下不斷擴大的的區域覆蓋和員工規模,跨區域、分部門之間的員工交流、數據交換成為亟待解決的問題。全新Office 365平台使得不同區域間員工的協同工作變得更加容易和高效。無論企業分支機構的團隊身在何處,通過企業平台內共享的文檔、電子郵件和日程安排,整個團隊可以輕鬆實現協同工作。通過Office 365平台下提供的多方參與高清會議、文檔共享和OneNote筆記實時記錄等功能,企業員工可以輕鬆發起和參與更加高效的在線會議。通過SharePoint構建的企業內部社交網絡,允許企業管理者關注員工狀態、數據文檔和整個網絡平台。在這個平台中,員工可以交流想法並獲得來自同事的回复。通過把Outlook企業郵箱、Exchange和SharePoint的多項強大功能和服務聯合,管理員可通過創建文件夾、日程表或任務列表,並向企業內所有團隊成員開放訪問權限,實現對整個團隊內企業郵箱和數據文檔的統一管理,從而確保不同區域內團隊成員間的高效溝通和協同。

眾所周知,即時通訊是企業員工辦公時經常用到的軟件。值得一提的是,Office 365中原生集成了最新的Lync 2013。這款集即時消息、視頻會議和語音功能為一體的高度統一化的通信客戶端,通過獨立的用戶界面與通信工具整合在一起,通過帶有儀表板的客戶端界面,員工可以輕鬆地查找和使用常見功能,比如撥號盤、可視語音郵件、聯繫人列表和活動對話列表等。通過與基於SharePoint的技能搜索功能配合使用,可幫助員工輕鬆查找到所需的專業知識。例如在技能搜索中,員工可輸入描述技能、專業知識的關鍵字,即可獲得組織中具有相關技能的專家列表,再通過Lync 2013直接與他們聯繫。在BYOD(Bring Your Own Device,攜帶自己的設備辦公)大環境下,全新的Lync 2013已在Windows Phone、iOS和Android等主流智能移動平台上推出了獨立客戶端,確保不同設備平台下的企業員工,都能通過Office 365下的Lync獲得統一的溝通體驗。

借助Office 365實現的跨區域統一管理和順暢溝通

作為一家成立於2000年、專注於品牌折扣商品的零售百貨經營管理公司,“上品折扣”在進行區域規模擴張??的同時,開始思考如何進一步借助信息化手段輔助不同子公司內的管理和溝通協作,實現全面的業務數據集中管理,將分散的資源整合為企業統一資源,為員工提供簡單方便的協作平台和信息共享渠道,進而增進總部同各門店之間的聯繫和管理。經過評估後,他們選擇了微軟Office 365平台。

上品折扣通過基於Office 365中的SharePoint Online,構建出雲端的統一在線資料共享平台,在該平台下各個分支部門、團隊均可建立自己的文檔庫,讓有權限的員工始終獲得最新的文件版本,也可在平台上查看文檔各個版本的詳細歷史記錄。通過版本管理和遷入遷出功能,實現了對數據版本的有效管控,擺脫了通過人工分發文件和資料的傳統辦公方式,也不再出現文檔版本錯亂的問題。同時,他們也使用Lync作為員工內部的企業級即時消息溝通平台。在Lync下,每位員工的聯機狀態都清晰呈現,並且根據區域門店進行分組,將企業內的人員組織架構直接映射至Lync Online關係網中,一目了然,讓員工能夠迅速地與相關同事取得聯繫。通過Lync實現的在線視頻培訓和音視頻會議功能,各分支部門無需架構複雜的硬件視頻會議系統,每個員工在自己的電腦甚至智能手機上即可參加聯機培訓或音視頻會議,讓會議的組織和進行變得更高效,企業內溝通更快捷。上品折扣運維經理楊琦表示:“我們在北京有許多門店,每次召集各個門店開會或組織新員工培訓的時候都很頭疼:場地難協調,時間難統一,資料難共享。通過部署Office 365 ,我們可以利用Lync進行視頻會議,在SharePoint上給員工分享企業信息,方便快捷,省時省錢,極大提高了工作效率。”

同樣,為了適應企業在發展過程中全球區域擴張所帶來的統一各分支部門溝通、提高運營效率的問題,北京TSC海洋石油裝備有限公司同樣選擇了Office 365作為他們的辦公平台。據TSC信息與通訊技術總監麥志輝先生介紹到,他們的業務發展非常迅速,公司一開始在中國建立,在香港上市之後迅速在美國休斯敦等海外地區擁有了多間辦公室。然而面對之前相對落後、分散的信息化系統,各部門間的協作遇到了障礙。為了解決這一難題,他們選擇在全球7間辦公室部署Office 365,並進行推廣和應用。

在部署Office 365之前,由於TSC各地員工所使用的Office版本存在相同,如果想進行視頻會議,就不得不通過一個免費的視頻會議軟件,但視頻效果並不好,也不能共享文件,且只有三個人可以同時在這個會議上發言。通過Office 365內的Lync應用,現在TSC公司可以很輕鬆地進行高清視頻會議,並解決上述問題。另外,員工的企業郵箱變為統一的“.com”域名,通過集中化的Exchange郵件服務,可以對全球下屬的員工名單進行高效管理。同時SharePoint Online對於企業內分享數據和必要信息相當實用,TSC大部分的相關數據被遷移至雲端,同時也有著堅實的安全保障。

作為一家致力於移動終端應用開發教育與推廣的孵化基地,悅成已經為兩千餘家大型移動互聯網名企輸送了數千名精通最新移動開發技術的專業人才。而隨著智能手機的快速普及,他們的業務也得以快速發展。去年7月,悅成繼續擴大其業務範圍,繼北京開設5大校區後,在全國鋪設北京、上海、廣州、深圳、重慶、青島、蘇州等多家分校。而在企業的擴張過程中,如何找到一個高效的跨區域、多平台溝通交流辦公平台成為了難題。在了解Office 365的服務、性價比和實施難度之後,悅成最終選擇它來完善不同校區間的培訓管理,並將這個高效的平台推進到各種日常工作中。出差的教師,可將課件上傳到Office 365提供的基於SharePoint Online的文檔庫中,其他教師或員工,能夠直接通過瀏覽器在線查看和編輯,也可以直接在Office中打開,實現多人協作,並能夠自動管理每個修改過的版本,實現課件標準化和自動化。憑藉Office 365的靈活訂閱服務,悅成有效地實現了跨地域校區內的辦公協作和對IT成本的控制,帶來超出預期的收效。

對於中小企業來說,創新的IT技術無疑是提高企業競爭力並應對未來商業挑戰的重要保障因素。全新Office 365作為一套為中小型企業量身而設的高效辦公解決方案,充分地考慮到了不同區域內企業數據、人力資源的協調需求,幫助中小型企業迎接來自市場的挑戰。

來源:WPDANG